コスト削減委員会活動結果報告

(2001/05/18)

2001/05/18
NICE STAGE湘南台管理組合
理事長 N.N. 様
写し) 役員各位、コスト削減委員各位

コスト削減委員会
委員長 xxx N.M.

コスト削減委員会活動結果報告

(要旨)

コスト削減委員会では昨年12月の発足以来、相見積の取得によるコスト削減の検討と、現在の管理委託先であるN社とのコスト低減交渉を続けてきましたが、結論として管理委託先をG社に変更することを提言します。この変更により年間で約xxx万円のコスト削減が可能になります。このうち年間約xxx万円を修繕積立金の増額に当てることにより、第13期に予定されている第1回大規模修繕の際に発生する一時負担金の支出を防ぐことが可能になる見込みです。ただし、このコスト削減を遅滞なく適用するために、6月末までに臨時総会を開催して管理会社の変更を決議し、N社との管理委託契約は平成13年8月31日をもって満了し、平成13年9月1日よりG社へ管理委託することを推奨します。

1. 背景

当マンションの管理費は世帯平均月額2万2千円(修繕積立金(世帯平均月額6千円)は含まず)と他のマンションと比べて極めて高額であり、管理会社へ支払っている定額管理費が世間相場と比べて高すぎるのではないかという疑問をひとりの組合員の方が持たれたことが、このコスト削減活動のきっかけでした。当マンションの管理組合は当時あまり活発な活動を行っておらず、この方は仕方なくひとりで管理会社に対して粘り強く値下げ交渉を行ってこられ、この方の活動の成果として今年1月からの定額管理費のxx.x%低減につながりました。しかし現状ではまだ世間相場と比べて高すぎるのではないかという疑問があり、今期の理事会は専門委員会として昨年12月に「コスト削減委員会」を設置し、正式な管理組合活動としてコスト削減のための活動を行ってきました。

このようにコスト委員会の当初の目的は高すぎる管理費を世間相場並に値下げしたいということだったのですが、途中で大きな転機がありました。それは、コスト削減活動と並行して理事会で作成していた長期修繕計画です。当初N社が当マンションの資産額を間違って2倍に計算するという不手際があり、大騒ぎになりましたが、結果として出来上がった長期修繕計画案によると、現在の修繕積立金では13年目の第１回大規模修繕で約x,xxx万円資金が不足し、一世帯当たり約xx万円もの一時負担金が発生することがわかったからです。逆に言えば、年間約xxx万円のコスト削減を行い、今後8年間で約x,xxx万円の浮いたコストを修繕積立金に回すことができれば、この一時負担金の発生は防ぐことが可能になります。この長期修繕計画の作成を機に、コスト削減の目的が、管理費の値下げと共に、将来の大規模修繕に備えた資金の確保という重大な局面を打開する活動に変わってきました。

また、最近はインターネットを通じて他のマンションの管理組合の活動状況が手にとるようによくわかります。他のマンションの管理組合が早くからしっかりとしたコスト削減活動を行い、長期修繕計画に基づいて余裕のある資金計画を立てておられることが分かってくると、逆に私たちのマンションの管理組合が今までまともに機能していなかったことが大変恥ずかしくなりました。「当マンションの管理組合活動を他のマンションの方に見られても恥ずかしくないものにしたい」という気持ちが、毎夜明け方まで資料作りをしたり、会社を何度か休んで業者と打合せをしてまで、コスト削減活動を進めていく上での一番大きな原動力になりました。

2. 直接契約の見積取得

コスト削減のためには、まず現状が世間相場とくらべて本当に高いのかどうかを調べる必要があります。このため、コスト委員会ではエレベーター保守点検や消防設備点検等の各種保守点検費用を、管理組合が専門業者と直接契約した場合の見積金額を入手しました。この結果が下の表です。

直接契約の見積取得(月額換算/税別)

＊基本的に現行と同一のサービス仕様での見積価格です。
＊現行価格にはN社のマージン(xx%)を含んでいます。

直接契約費用(一回当りの費用/税別)

＊基本的に同一の仕様での見積価格です。
＊植栽剪定は年間費用です。
＊現行費用はN社の見積価格です。

この結果から、現在管理会社に支払っている保守点検費用はやはり世間相場と比べてかなり高いことがわかりました。

コスト委員会ではこの結果をもとに、N社に対して定額管理費低減の要請を行ってきましたが、提示された低減案は満足のいくレベルのものではありませんでした。

次善の策として、エレベーター点検等の各種保守点検を管理組合と専門業者の直接契約に切り換えてコストを削減した場合、管理組合役員の負担を軽減するために、実際の業者への発注・立会い・支払等は管理会社の方ですべて行ってもらうような形は可能であるかということも打診しましたが、これについてもN社から良い回答は得らませんでした。もし直接契約に切り換えた場合は、コスト削減は出来ても手配等がすべて役員の過重負担になってしまうわけです。

また、単に定額管理費が高すぎるだけではなく、今期管理組合活動を行っていく中で、長期修繕計画の計算ミスや、屋上防水層塗装劣化の放置等、N社のサービス品質や対応の面で疑問に思う点が多かったこともあり、コスト委員会の活動は最終的に管理会社の変更を具体的に視野に入れた活動に変わっていきました。

3. 管理会社変更の見積取得

管理会社を変更する場合には、やはり複数の管理会社から相見積を取得して比較検討することが基本となります。ただし、管理会社により異なったサービス内容で見積を取得しても比較が難しくなりますので、今回は現在とまったく同一のサービス内容ということを条件に見積を依頼しました。

世の中に管理会社は多数存在しますが、企業理念、管理実績、本・雑誌・インターネットでの評判等を考慮し、「ここであれば当マンションの管理を安心して任せられる」と判断した管理会社を厳選し、下記の3社に見積依頼をしました。比較のために、現在の管理会社であるN社も載せています。

見積依頼先企業紹介

N社の低減案も含めて計4社から取得した見積の結果は下の通りです。

＊N社低減案のエレベーター保守は3ヶ月に2回は遠隔操作による点検であること、G社が年末特別清掃を含むこと、およびT社が電気設備点検を含むことを除いて、基本的に現在と同一のサービス仕様での見積価格です。
＊N管理は定期清掃、緊急対応業務、消防設備点検、エレベーター保守については管理組合の直接契約を推奨しているため、直接契約の月額換算値を使用(ただし、緊急対応業務は直接契約の見積を取得していないため、現行費用で代用)

4. 結論

この結果から、コスト委員会の結論として管理委託先をもっとも見積金額の低かったG社に変更することを提言します。消費税を含めると、この変更により月額で約xx万円、年間で約xxx万円のコスト削減が可能になります。このうち年間約xxx万円は駐車場問題検討委員会が作成した「駐車場使用細則改正案」の中で規定されたマイナスの駐車場使用料金のための財源となる予定で、この部分は実質的に管理費の値下げに相当します。残りの年間約xxx万円は修繕積立金の増額に当てる予定で、これによりとりあえず第13期に予定されている第1回大規模修繕の際に発生する一時負担金の支出は防ぐことが可能になる見込みです。

管理会社をG社に変更した場合、各種保守点検費用は直接契約の場合と比べてほとんど変わりませんので、わざわざ管理組合が時間と手間をかけて専門業者と直接契約を結ぶ必要もありません。ただし、植栽剪定だけは現状通り管理組合が直接契約を行う形になりますが、植栽剪定についてはG社で発注・立会い・支払等のサポートをいただくことで合意が得られていますので、今のように管理組合役員がわざわざ手配したり案内ポスターを作成したりする必要もなくなります。

また、G社の場合、月次収支報告書や月刊のコミュニティー紙、定期的な管理についてアンケート調査等、現在以上のサービスが期待できることもプラスの要因となっています。

G社は、K新聞社編集長でありT党代表のN.Y.氏(*注)もその著書「マンションの○○○○○○○○○○」の中で推薦している評価の高い管理会社ですが、実際に私たちも契約内容等について何度か打合せをしたり、電子メールのやり取りをしている中でも、その対応の良さにはたいへん好感を持ちました。コスト委員会としてもG社であれば安心して当マンションの管理を任せられると自信を持って推薦します。

ただし、11月の定期総会で管理会社の変更決議を行う場合、それから2ヶ月間の引継ぎ期間が必要となることから、早くても来年の2月1日からの契約となります。今年の8月31日にN社との契約が満了した後、来年の1月31日までの5ヶ月間にN社に支払う定額管理費との差額(約xxx万円)が大きいことから、6月末までに臨時総会を開催して管理会社の変更を決議し、N社との管理委託契約は平成13年8月31日をもって終了し、平成13年9月1日よりG社へ管理委託することを推奨します。

(*注) N.Y.氏 = 自ら管理会社を経営した経験を生かしてK新聞を創設し、編集長として全国のマンション管理組合に対する情報面での支援を行う傍らで、マンション住人の権利を守るために行政に対しても積極的に働きかけをしている。「マンションの廊下共用灯の電気代は行政負担でタダに」というのが持論のひとつ。昨年末に制定された「マンションの管理の適正化の推進に関する法律」等、近年マンション関係の行政サービスが整備されつつあるのも氏の功績によるところが大きい。

5. あとがき

今回管理会社をG社に変更することで定額管理費の支払額は税込で年間xxx万円になりますが、現在は年間x,xxx万円もN社に支払っている訳で、今まで多額の無駄なお金を使ってしまっていたということがよくわかります。N社も今回のコスト削減活動で最終的には年間xxx万円まで値下げを提示してきましたが、逆に今まで支払っていた金額は一体なんだったんだろうと思ってしまいます。

私たちの無知・無関心をいいことに管理会社に暴利を貪られていた形だったわけですが、これは別に驚くべきことではなく、管理組合の活動がしっかりしていない新築マンションではごく当たり前のように行われていることのようです。管理会社も営利企業ですから、コストに無関心なお客からは儲けるだけ儲けるのはある意味で当然で、別にN社だけに限った話ではありません。世の中にはもっと悪質な管理会社が存在するのも事実です。

ただし管理組合の活動がしっかり行われているマンションでは早くからコスト削減活動を行い、浮いたコストを修繕積立金に回すことで余裕のある資金計画が立てられることになります。しかしそれとは逆に、いつまでもすべてを管理会社任せでしっかりとした活動を行わなかったマンションではいざ大規模修繕のときに資金不足に陥り、その都度多額の一時負担金が発生することになってしまいます。

もちろん今回見積を依頼した3社のように、低価格でありながらサービス内容が充実している良心的な管理会社もありますが、私たちのマンションは他の多くのマンションと同様に、最初からそのような優れた管理会社にはめぐり合わなかったというだけのことのようです。早くから活動を行っているマンションでは築1年目からしっかりとしたコスト削減を行っているようですが、私たちはようやく築4年目でこのことに気が付いたわけです。今まで高い授業料を払い続けていたわけですが、これでようやく一人前の管理組合になれたと自信を持って宣言できるでしょう。

以上

(参考資料) 長期修繕計画に基づく資産残高予測表(案)

(解説)

上のグラフは、現在理事会とコスト削減委員会にて作成中の長期修繕計画案に基づいた当管理組合の資産残高予測表です。この長期修繕計画案は11月の定期総会でみなさんのご承認をいただく予定で完成を急いでいますが、とりあえず現時点での情報を基に今後30年間の資産残高を予測したものです。

現行の積立金のペースですと、第13期の第1回大規模修繕の際に約x,xxx万円が不足し、一世帯当り約xx万円の一時負担金の支払いが発生することになりますが、今回提案する年間xxx万円のコスト削減を修繕積立金の増額に当てることができれば、とりあえず第13期では一時負担金の支払は発生することなく済みそうです。

しかし、その後第18期に予定される機械式駐車場の総取替(リニューアル)や、第25期の第2回目の大規模修繕の際には、やはり資金不足になってしまいます。これらを考慮に入れると、例えば第14期より修繕積立金として月額で世帯平均x,xxx円もの値上げが必要になってきます。

第18期以降に資産が枯渇する大きな要因として、数千万円の費用がかかる機械式駐車場(法定耐用年数15年)の総取替を第18期に予定していることがありますが、機械式駐車場の総取替が実際に何年後に必要となるかについては、装置自体の歴史が浅いこともあり、不確定な要素が大きいようです。したがって、とりあえず長期修繕計画では費用だけは計上しておいて、実際にはメンテナンスをしっかり行い、出来るだけ長持ちさせるという方向で考えることになります。

もちろんその他の修繕費についても不必要な工事を避け、相見積の取得等によって出来る限り出費を抑えていくことによって、将来の値上げ幅を出来るだけ小さくすることは可能です。このためには管理組合として、継続して管理費および修繕費のコスト削減のための努力を行っていかなければなりません。私たちのマンションの資産価値と快適な住環境を永く維持していくために、みなさんのご理解とご協力をお願いいたします。

xxx ○○委員コメント

管理会社変更理由（提言）

平成１３年５月７日

（１）　管理規約及び管理業務契約書について
国土交通省（旧建設省）が定めている中高層共同住宅標準管理法を脱法した規約又は契約の条項がある。区分所有者の不知を突いている。（重要な条項の除外）

（２）　定額管理費について
管理コストが他のマンションより高く負担増になっている。したがって管理費（修繕積立金は含まず）の支払額も連動し高く設定されている。

（３）　管理組合に対する取組み姿勢について
イ．第２回、第３回の定期総会の際、討議寸前に予算案の修正を突如提出。理事会で検討出来ない作為的な戦法で、管理組合の無知を利用した悪質な議事運営である。
ロ．積立マンション団地保険の不透明な経理処理を行っている。
ハ．総会議事録を管理会社の担当者が都合のよい主観的と思われる記録内容になっていること。
ニ．植栽剪定の実施時期を６月実施すべきものを１２月予定のもので間違って行おうとしていた。
ホ．駐輪場使用料未収金を決算書に未計上である。
ヘ．排水管洗浄費がきわめて高い（約２倍）ので軽減要求するも受け入れ姿勢はまったく認められぬ。
ト．消防訓練の際、消化設備が実在していないものを実在、消火器の間違い説明あり。
チ．自衛消防隊役員としての、本人の了解得ぬまま消防署に無断届出。
リ．定額管理費改定における管理報酬の算出方法を相違しているにもかかわらず屁理屈で正当化しようとしている。

（４）　長期修繕計画について
イ．駐車場の定期修理の見積書を計算ミス。
ロ．排水管洗浄費を修繕費に予算案を作成。
ハ．鉄部塗装の見積に際し長期修繕計画に含まれていない駐車場の支柱、制御盤、xxx万円（４年周期）が新たに発生する事が判明。その都度発生するような計画では安心できません。常に危惧を感じます。
ニ．ハの見積の際、塗装部分の主たる原因箇所の写真、コメント、対策等、助言、指導は一切なく、きわめて不親切。しかも他の業者の同一工事内容の見積金額比高すぎる。
ホ．第１８期迄の長期修繕計画では突発的な多額の支出がない限りはその間修繕積立金は枯渇する心配ないとの予測表の提案がありました。しかし精査の結果第１３期で約xxxx万円の大金が不足（枯渇する）ことが判明した。目先を「くらます」ゆるしがたい作為的に工作した計画表で論外。不信はますます増大しています。相違、間違いに「あやまる」ことがない管理会社で殿様商売と断言できるでしょう。

（５）　管理会社推薦のG社について
切っ掛けは新聞４紙、マンション管理新聞、マンション関係専門図書等からの出合いです。独立系の管理会社で元来建築設計を主軸に発足し技術力は高く評価され、マンション管理についても委託管理費の低価格でサービスもどこよりもすぐれている。K新聞社長のN.Y.氏が推薦しております。他社２社の管理会社の同一レベルの見積書取得の結果でも証明され推薦します。
（参考）
管理会社がxxx社以上ある内ち管理戸数はランキング第xx位（xx，xxx戸）でN社は第xx位（xx，xxx戸）です。
（平成１２年３月３１日現在。マンション管理新聞調）

以上