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管理コストの削減

(2001/08/28)
 
当マンションの管理費は世帯平均で約22,000円と、周辺の他のマンションに比べてかなり割高な設定になっています。その代わりに敷地内の駐車場(機械式55台+平置7台)の使用料が無料のため、その分管理費が割高なのかな、というのが多くの居住者の考え方でした(これは大きな間違いであることが後で分かるのですが)。

あるとき、ひとりの居住者の方がこの割高な管理費に疑問を持たれて、ひとりでいろいろと勉強をされながら、独力で管理会社とのコスト削減交渉を始めました。しかし、不幸にも管理組合とは関係なく1個人としての交渉だったために、管理会社もあまり聞く耳を持たず、管理会社が提示してくるコスト削減案はお情け程度の微々たるもので、本質的な改善にはまったく結びついていませんでした。

しかし、2000年11月から理事会が新メンバーになったのを機会に、この居住者の方を含めてコスト削減委員会を発足させ、正式に管理組合の活動として本格的にコスト削減活動を開始しました。

そこでまず、現在管理会社に支払っている定額管理費が本当に高すぎるのかどうかということを調べました。早速、エレベーター保守、機械式駐車場保守、消防設備点検、受水槽清掃、定期清掃、植栽剪定の費用を近隣の専門業者から直接見積を取ってみたところ、これらの6項目を直接契約に切り替えるだけで、年間150万円近くのコスト削減ができることがわかりました。

そこでこれらの見積結果を踏まえた形で、コスト削減委員会が中心となって管理会社に定額管理費の削減を要請しました。

しかし管理会社から提示されたコスト削減案は、やはりお茶を濁す程度のもので、けっして満足のいくレベルのものではありませんでした。管理組合活動を続けていく中で、管理会社のとんでもないミスや不手際も数多く経験し、管理会社に対する不信感がだんだんつのってきたこともあり、2001年4月頃からは管理会社の変更も具体的に視野に入れた活動に変わっていきました。

そこで現在の管理会社とは別の3社(独立系G,N社+デベ系T社)から現行とまったく同一仕様で見積を取りました。見積依頼先は事前の書籍・雑誌・インターネット等の調査でこの管理会社なら当マンションの管理を安心して委託できると判断した3社を厳選しました。また、並行して現在の管理会社に対するコスト削減要請も引き続き行いました。若干細かい仕様の違いはありますが、ほとんど同一のサービス内容で、各社から出た見積結果を比べた結果、独立系G社の見積が最も安かったために、管理会社をG社に変更することにしました。この結果、年間約390万円のコスト削減が可能であることが分かりました。

当初は現在の管理会社とのコスト削減交渉が決裂した場合、11月の定期総会で管理会社の変更決議を行う予定だったのですが、11月まで待つとその間の差額が大きいことから、急遽6月中に臨時総会を開催して、変更決議を行いました。なお、臨時総会の前にG社による説明会を開催し、あらかじめ居住者のみなさんから管理会社が変わることによる不安や疑問を解決するようにしました。

このようにして当マンションでは結果的には管理会社を変更することにより、年間約390万円のコスト削減ができました。

このコスト削減により、来年2月から管理費の月額を世帯平均で約6,000円値下げして、約16,000円とする予定です。ただし、この値下げ額はそのまま修繕積立金の増額に当てることになり、現在世帯平均で月額約6,000円の修繕積立金を月額約12,000円に値上げする予定です。

当初はコスト削減の成果は居住者のみなさんに還元する予定だったのですが、コスト削減活動と並行して作成していた長期修繕計画で当マンションの資金がまったく足りないという事実が分かり、コスト削減の成果はそのまま修繕積立金の増額に当てざるを得ないということになりました。逆に言えば、このままでは当マンションの資産が枯渇してしまうという危機感が、あえて管理会社を変更してまでコスト削減活動を進めるための大きな原動力となったと言っても過言ではありません。

※詳細は「コスト削減委員会活動結果報告」をご覧ください。
 
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